Warenwirtschaft - Was ist das?

Nach der allgemeinen Definition bedeutet Warenwirtschaft die informationstechnische Abbildung von Warenprozessen und die zielorientierte Verarbeitung aller warenbegleitenden Daten (vgl. Gabeler Wirtschaftslexikon, Begriff Warenwirtschaft). Was bedeutet das im Detail ?

Auf dem Markt tummeln sich sehr viele unterschiedliche Lösungen mit unterschiedlichen Lösungsansätzen mit sehr unterschiedlicher Tiefe und Ausprägung. Auch die Lizenzbestimmungen der einzelnen Varianten bestimmen den Funktionsumfang der Softwarelösungen. Deshalb kann die folgende Beschreibung lediglich eine allgemeine Umschreibung umfassen.

Eine Warenwirtschaft bildet den gesamten Prozess des Warenflusses eines Unternehmens in zeitlicher, mengenmäßiger und räumlicher Form von der Bestellung oder Preisanfrage beim Lieferanten bis zur Auslieferung und der Rechnungsstellung der Ware beim Kunden ab.

Stammdaten versus Bewegungsdaten

Grundsätzlich wird innerhalb eines Warenwirtschaftssystems zwischen Bewegungsdaten und Stammdaten unterschieden. Bewegungsdaten stellen in Form von Belegen die Ablauforganisation des Unternehmens dar, während Stammdaten statische Informationen zu beispielsweise Produkten, Kunden und Lieferanten beherbergen. Die Stammdaten werden Bestandteil der Bewegungsdaten, da mit jedem Auftrag innerhalb des Softwaresytems die gleichen Daten, wie Adresse, Produktbeschreibung, usw. aufgegriffen werden.

Belege als Status

Wie bereits zuvor erwähnt, stellen Belege die Ablauforganisation des Unternehmens dar. Spezifischer bedeutet dies, dass der Prozessstatus der Warenbewegungen mithilfe von Belegtypen dargestellt werden. Damit der Einzelprozess nachvollziehbar bleibt, werden die einzelnen Belege immer in den nächsten logischen Schritt in der Prozessfolge gewandelt bzw. übergeben. Der ursprüngliche Zustand des Belegtyps bleibt bei den meisten Softwaresystemen erhalten. Der Folgebelege referenziert zumeist auf den vorherigen Beleg. Die funktionellen Lösungen sind hier sehr stark vom jeweiligen Warenwirtschaftssystem geprägt. Teilweise werden die Positionen zur Referenzierung herangezogen, da dies eine Vermischung der Vorbelege zu den Nachfolgebelegen ermöglicht. Dies hat beispielsweise den Vorteil das Teillieferungen möglich werden, der Gesamtprozess wird dabei aber nicht aufgelöst und ist immer noch nachvollziehbar. Im Alltagsgeschäft wäre dies beispielsweise eine Auftragserteilung seitens eines Kunden. Aufgrund des aktuellen Lagerbestandes eines Produkts kann nicht der gesamte Auftrag ausgeliefert werden. Somit würde der Beleg in Form des Auftrages lediglich mit einer Teilmenge des Produktes in einen Lieferschein übernommen werden.

Lagerbuchungen

Dies greift bereits die nächste Thematik der Belege auf, die von der Warenwirtschaft geregelt werden: die Lagerbuchung. Die Buchung im Lager wird automatisch vom jeweiligen Beleg ausgelöst. Die Komplexität oder auch die Möglichkeiten der Differenzierung ist ebenfalls sehr stark vom der jeweiligen Warenwirtschaftslösung abhängig. Es existieren Systeme die neben den physischen Buchungen, d.h. den tatsächlichen Bewegungen im Lager auch logische Bewegungen abbilden. Ein Auftragsbeleg kann beispielsweise eine Reservierung für eine bestimmte Ware auslösen, während eine Bestellung beim Lieferanten den Status Ware im Zulauf oder einfach nur bestellt beschreibt. Durch diese zusätzliche Information ist das System in der Lage Vorschläge für weitere Beschaffungen/Einkäufe auftragsübergreifend zu unterbreiten. Diese Funktion beschreibt auch eines der vielen Vorteile eines Warenwirtschaftssystems.

Informationstransport zwischen Abteilungen

In den meisten Unternehmen ist der Verkauf und Einkauf in unterschiedlichen Abteilungen aufgeteilt. Das heisst wiederum der Einkäufer und der Verkäufer sind unterschiedliche Personen, dadurch muss der Bedarf an Produkten transportiert werden. Würde der Verkäufer bei jedem einzelnen Auftrag seinen Bedarf einzeln dem Einkäufer melden, wäre die Informationsflut von unstrukturierten Daten zu gross. Das Fehlerpotential ist sehr hoch und der Verlust von einzelnen Aufträge ist sehr wahrscheinlich. Neben der Problematik des Informationsverlustes ist auch die Organisation der Bestelldisposition immens. Dadurch das aber die Aufträge in einem Warenwirtschaftssystem Reservierungen auslösen sieht der Einkäufer das eine Summe an Aufträgen vorhanden ist, die in naher Zukunft den physischen Lagerbestand angreifen. Er muss sich nicht um den einzelnen Auftrag kümmern und kann das große Ganze in seine Planungen einbeziehen und durch Sammelbestellungen die Einkaufskonditionen deutlich verbessern.

Unterschiedliche Schwerpunkte je Unternehmen

Die Anforderungen an ein Warenwirtschaftssystem sind sehr stark vom jeweiligen Fokus der Unternehmung abhängig. Ein Produktionsunternehmen muss seine Fertigung organisieren, ein Großhandelsunternehmen muss seine Beschaffung und Direktgeschäfte im Griff behalten, während ein Einzelunternehmen vorwiegend seine Bargeschäfte organisieren muss... Jedes Unternehmen hat einen spezifischen Fokus und Individualität. Um diesen Umstand richtig bedienen zu können, kommt es nicht nur auf die Software an, sondern das diese auch "richtig" eingesetzt wird. Ein Warenwirtschaftsystem kann nur so gut sein, wie es eingesetzt und "gefüttert" wird. Neben der Schulung der eigenen Mitarbeiter ist auch die Leistung des Softwareberaters sehr wichtig. Funktioniert eines der Funktionen/Instrumente auf aufgrund von fehlerhaften Dateneingabe nicht, kann eine Warenwirtschaft zum einen nicht das leisten was es leisten könnte und zum anderen sogar zu Fehlentscheidungen führen.